«Совершенствование процесса обращения с входящей корреспонденцией в ОГБУЗ «Вейделевская ЦРБ»

30 октября 2024 г.

Команда проекта, проанализировав данную ситуацию, провела хронометраж всех этапов процесса и сформулировала основные цели проекта:

Сокращение времени протекания процесса . Текущий показатель протекания процесса составил:

- минимально-1 час 42 минуты;

-максимально-2 часа 45 минут 36 секунд.

Целевой показатель времени протекания процесса составил:

-минимально-1 час 15 минут;

-максимально-2 часа 7 минут 48 секунд.

Сокращение лишних перемещений секретаря. Текущий показатель протекания процесса составил:

-минамально-240м;

-максимально-400м.

Целевой показатель протекания процесса полностью исключает лишнее перемещение секретаря.

Так как в данном процессе необходимо решить проблему лишних перемещений секретаря по медицинской организации, команда проекта воспользовалась одним из простых инструментов бережливого производства, связанного с устранением потерь на лишнее перемещение- диаграммой Спагетти. На плане 3 и 1 этажей были отображены все перемещения секретаря при доставке входящей корреспонденции до исполнителя с учетом расстояния и длительности передвижения.

Также при проведении хронометража, была составлена карта текущего состояния процесса обращения с входящей корреспонденцией. На которой были отображены следующие проблемы:

Долгий запуск компьютера и долгий запуск почты;
Длительный поиск файла на компьютере;
Длительная распечатка документации;
Риск потери/несвоевременной передачи документации ответственному;
Лишнее перемещение секретаря;
Длительное ожидание ответственного лица секретарем.

Каждая проблема была изучена командой проекта, были выявлены коренные причины проблем, а также их решения.

Название выявленных проблем

Коренная причина

Решения

Долгий запуск компьютера и долгий запуск почты.

Не актуализирован график обновления ПО на ПК сотрудников.

Не установлен график очистки почты, не назначен ответственный за ведение почты .

Разработать график обновления ПО, проведения проверки работоспособности ПК для программиста медицинской организации.

Вменить в должностные обязанности секретаря ведения почты.

Разработать график очистки почты (каждая последняя пятница месяца).

Разработать алгоритм для секретаря о действиях в случае сбое программы.

Длительный поиск файла на компьютере.

Отсутствует единая локальная папка «Входящая корреспонденция» .

Создать локальную папку на персональных компьютерах «Входящая корреспонденция».

Разработать СОК «Работа с локальной папкой, с входящей корреспонденцией» .

Длительная распечатка документации.

Отсутствует заявка программисту о замене принтера (до момента получения нового).

Оформить заявку программисту о необходимости замены принтера у секретаря (до момента торгов) .

Риск потери/несвоевременной передачи документации ответственному.

Не внедрена система 5С в приемной.

Внедрить систему 5С в приемной главного врача.

Лишнее перемещение секретаря.

Не внедрена электронная рассылка информации о поступлении документов, в течении всего рабочего дня.

Организовать чат для сотрудников медицинской организации с целью их информирования о поступлении документации и прочим вопросам .

Длительное ожидание ответственного лица секретарем.

Не организована система оповещения сотрудников медицинской организации о поступлении корреспонденции.

Разработать СОП для секретаря «Работа с корреспонденцией» с учетом использования электронного ресурса.

Ознакомить сотрудников медицинской организации о появлении, направленности чата .

Завершить работу над проектом планируется до 25.10.2024г. Помимо достижения основных целей ,команда проекта планирует добиться и дополнительных эффектов.

Для организации: повышение удовлетворенности сотрудников с 53% до 90%, стандартизация процесса.

Для населения: сокращение времени ожидания секретаря в приемное, повышение удовлетворенности пациентов с 50% до 94%.

Экономические эффекты в рамках данного бережливого проекта не предусмотрены.

Ответственный за размещение статьи:

Экономист

Экономического отдела

Захарова Евгения Алексеевна

На этой странице